Paragraaf informatisering

In 2023 is gewerkt aan het waarborgen en versterken van een stabiele en betrouwbare ICT-omgeving en een informatievoorziening die ondersteunend moet zijn voor een procesmatige bedrijfsvoering. De ambities ten aanzien van de digitale transformatie zijn niet gerealiseerd. Het ontbrak daarvoor aan geschikte capaciteit, juiste competenties en een gerichte werkwijze om doelen van het informatieplan te bereiken. Het jaar 2023 stond daarom in het teken van veranderen en versterken.

Het is een belangrijk jaar geworden waarin is geïnvesteerd in een andere benadering van de informatisering. Er is ingezet op een nieuwe werkwijze en een andere aansturing bij het ontwikkelen en onderhouden daarvan. De managementstructuur is versterkt, de inrichting van het team IMF is aangepast en de formatie is op niveau gebracht in lijn met een op een benchmark gebaseerd formatieadvies van Native Consulting.

In 2023 is een nieuw perspectief bepaald voor de inrichting van de informatiehuishouding en de invulling van toekomstige ontwikkelingen. Er is lering getrokken uit de ervaringen van de afgelopen jaren, ingegeven door analyse en evaluaties ten aanzien van de ‘staat van informatievoorziening’. Naar aanleiding daarvan zijn we in de tweede helft van 2023 opnieuw begonnen met het ontwikkelen van een I-visie document waarmee we afscheid kunnen nemen van plannen, ambities en visies die onvoldoende tot ontwikkeling zijn gekomen en achterhaald zijn. Omdat we opnieuw zijn begonnen, is dit niet afgerond in 2023 en zal het in 2024 worden voortgezet.

In lijn hiermee is in 2023 ook een ontwikkelrichting en -plan voor IMF vastgesteld. Er is een begin gemaakt met het verbeteren van de kwaliteit van de besturing (governance) en ontwikkelen vanuit het principe van ‘werken onder architectuur’. Om meer grip op werkzaamheden en opdrachten te krijgen is een aanzet gerealiseerd voor portfoliomanagement. Ook is vastgesteld dat het creëren en realiseren van mogelijkheden voor het verbeteren van de informatiehuishouding op dit moment onze leidende ambitie moet zijn. Daarom is de besturing, beheersing en bewaking van de informatiehuishouding in juni 2023 belegd bij een Chief Information Officer (CIO) wat een nieuwe functie betreft. Hiermee is invulling gegeven aan een belangrijke aanbeveling uit het ICT-rekenkameronderzoek (oktober 2021).

De aanbevelingen van het genoemde rekenkameronderzoek, zijn in 2023 vertaald naar een aantal ontwikkelthema’s. De samenstelling van het team IMF is daarop ingericht en er is gestart met een andere werkwijze teneinde meer en verder vooruit te kunnen kijken en vraagstukken in hun volledige context en impact te kunnen beoordelen. In de loop van 2023 is de samenstelling binnen het team IMF gewijzigd en heeft een heroriëntatie plaatsgevonden op de inzet van het team en de richting en inrichting van de informatiehuishouding van de Gemeente Dronten. Tegelijk is de continuïteit van de informatiehuishouding in 2023 gewaarborgd, ondanks een onderbezetting. Ook de groei van taken en organisatie is opgevangen. Er is ondersteuning geboden aan meer medewerkers, meer werkplekken en meer behoefte aan plaats- en tijdsafhankelijk werken.

Het informatiebeleidsplan 2017-2021 fungeerde in 2023 nog als stuurinstrument, onderverdeeld in een zevental thema’s. Deze thema’s moesten zorgen voor een scherpere sturing op de ambities en de prioritering van de verschillende projecten. Verschillende doelstellingen van het Informatiebeleidsplan zijn gerealiseerd. Een fundament met betrekking tot gegevensbeheer en digitale dienstverlening is daarmee aanwezig. Dit biedt een basis voor het verkrijgen van meer inzicht in en grip op de informatiehuishouding in 2024.

Een aantal thema’s van het informatiebeleidsplan is niet voldoende gerealiseerd en vraagt opnieuw aandacht door voortschrijdend inzicht en nieuwe ontwikkelingen. Dat geldt voor thema’s zoals informatieveiligheid en gegevens als grondstof voor stuurinformatie. De noodzakelijke stappen en veranderingen voor de doorontwikkeling van informatiemanagement zijn in 2023 echter wel ingezet. Daardoor zal in 2024 meer gelegenheid zijn om te focussen op thema’s zoals werken op basis van regels en afspraken (governance), procesgericht werken, informatieveiligheid, architectuur en portfolio management.

Voortschrijdend inzicht in 2023 heeft duidelijk gemaakt dat robotisering van processen vereist dat processen, en de informatieverwerking binnen die processen, in de basis op orde zijn. De experimentele inzet van RPA heeft tevens in de praktijk uitgewezen dat het realiseren van een goede applicatie interactie (koppelingen) op dit moment effectiever is dan robotisering als uitgangspunt te hanteren voor elk operationeel proces. RPA is daarmee één van de opties voor procesverbeteringen en geautomatiseerde gegevensverwerking en is selectief ingezet.

In 2023 is nadrukkelijker gekeken naar doel, nut, noodzaak en haalbaarheid van ambities om informatie en data beter te benutten door datagedreven te werken. De ambitie is in lijn gebracht met het gemeentelijke beleid om opgave gericht te werken, effect gericht te sturen, excellente dienstverlening te leveren en bij te dragen aan de brede welvaart van onze inwoners. Daarbij is het kader aangebracht om dit procesgericht te benaderen, omdat dit de basis moet zijn voor elke nieuwe opgave en ieder nieuw verzoek. Eind 2023 zijn de voorwaarden bepaald en ingevuld om in 2024, vooralsnog kleinschalige maar concrete, business intelligence (BI) producten te realiseren. Het programma Digitale Transformatie, dat eind 2022 is stilgevallen, is in 2023 niet voortgezet en definitief ontbonden. De ambitie en de doelen van het programma zijn in 2023 herijkt, gekoppeld aan thema’s van de I-visie 2024-2028 en meegenomen in het IMF-ontwikkelplan.

In 2023 zijn ook voorbereidingen uitgevoerd in het kader van de omgevingswet en de Wet Open Overheid (WOO). Er is voor gezorgd dat we documenten in zeventien categorieën actief openbaar kunnen maken. De informatievoorziening moet hiervoor nog meer op orde worden gebracht om de reconstructie van overheidshandelen effectief, doelmatig en rechtmatig te kunnen faciliteren. Het vraagt nu nog veel hand- en uitzoekwerk. In 2023 is gerealiseerd dat WOO-verzoeken gefaciliteerd kunnen worden, de informatiehuishouding moet echter geoptimaliseerd worden ten behoeve van een hogere effectiviteit en doelmatigheid.

Voor het flexibiliseren van de bedrijfsvoering en een meer wendbare samenwerking, zijn in 2023 voorbereidingen uitgevoerd en plannen gemaakt voor het verder ontwikkelen en inzetten van Microsoft Office 365. De voorwaarden zijn ingevuld om naast het inzetten van Microsoft 365 ook de effectieve en veilige ontsluiting van data en applicaties buiten de Citrix Desktop mogelijk te maken. De aanbesteding van laptops, telefoons en smartphones is afgerond, uitrol vindt plaats in de eerste helft van 2024. Dit zal ook een momentum bieden om apparatuur effectiever en doelmatiger in te zetten en aandacht te besteden aan het verbeteren van digitale vaardigheden.

Ter versterking van de informatieveiligheid is in 2023 een strategisch informatieveiligheidsbeleid opgesteld en vastgesteld. Hierop is een tactisch beleid gebaseerd dat we in 2024 vertalen naar uitvoerbare acties en maatregelen. In 2023 is de organisatie versterkt met een Information Security Officer (ISO), intensievere inzet van een Privacy Officer (PO), een Functionaris Gegevensbescherming (FG) en een Chief Information Officer (CIO). Voor de invulling van de Chief Information Security Officer (CISO) hebben we helaas eind 2023 een wervingstraject moeten uitzetten waardoor realisatie van het tactische beleid is vertraagd.

Voor het gegevensmanagement heeft in 2023 een heroriëntatie plaatsgevonden ten aanzien van het informatie-, archief- en gegevensbeheer. De aanleiding daarvoor betreft de uitkomsten van het interbestuurlijk toezicht. Er is daarom een zwaartepunt aangebracht ten aanzien van gegevensmanagement en informatiebeheer. Eind 2023 is tevens gewerkt aan een plan om de kwaliteit van het informatiemanagement en -beheer structureel te verbeteren. De inrichting, formatie en bezetting van team IMF is hier in het laatste kwartaal van 2023 op afgestemd om in 2024 te kunnen werken aan het ontwikkelen van een goed niveau van volwassenheid met gestandaardiseerde werkwijzen.

Ten slotte, we willen onze processen continu blijven optimaliseren en dus efficiënter maken. Dit vergt inspanning en een bepaalde methodiek. Inspanning die we graag door eigen medewerkers gedaan willen zien worden. Het is ook een speerpunt van het coalitie programma ‘Diensten achter de schermen nemen we onder de loep’. In 2023 is nadrukkelijker focus gelegd op procesgericht en digitaal werken als uitgangspunt voor alle bedrijfsactiviteiten waarbij expliciet wordt gemaakt wat onder zaak- en procesgericht werken wordt verstaan. De ontwikkelopdracht van het team IMF is in 2023 gericht op het ondersteunen van deze organisatie brede opgave voor procesgericht werken.