Paragraaf bedrijfsvoering

Ter realisatie van de programma’s is een goede en kwalitatief hoogwaardige bedrijfsvoering noodzakelijk. Deze paragraaf informeert de gemeenteraad over de stand van zaken in de bedrijfsvoering. Vanuit de bedrijfsvoering worden de beleids- en uitvoeringseenheden van de organisatie zo goed als mogelijk gefaciliteerd. 

In 2025 heeft de gemeente Dronten belangrijke stappen gezet richting passende bedrijfsvoering. De groei van onze gemeente vraagt om een bedrijfsvoering die zowel robuust als flexibel is: betrouwbaar in de basis, en vernieuwend waar de opgaven daarom vragen. Vanuit die visie is in 2025 gewerkt aan een bedrijfsvoering die inwoners ervaren als betrouwbaar, dienstbaar en toekomstbestendig. Het jaar stond in het teken van het versterken van strategische sturing, het verbeteren van de besluitvormingskwaliteit en het professionaliseren van de ondersteuning van bestuur en organisatie.

Het sturingsmodel – gebaseerd op meervoudig kijken, denken en doen – heeft in 2025 geleid tot een organisatie die duidelijker in structuur en richting opereert. De inrichting in drie domeinen en de aansturing door een directie hebben de strategische samenhang verhoogd en de verbinding tussen beleid, uitvoering en bestuur versterkt. Daarmee is een fundament gelegd voor een sturingsfilosofie waarin strategische prioritering, bestuurlijke advisering en brede welvaart steeds meer centraal staan. Deze beweging ondersteunt de rol van Strategie & Bedrijfsvoering als partner, adviseur en eigenaar in het realiseren van gemeentelijke opgaven.

De drie ontwikkelthema’s uit het domeinplan — balans tussen beheer en ontwikkeling, focus van buiten naar binnen en slim inrichten van processen en uitvoeringskracht — vormen de strategische kern van de bedrijfsvoering. Ze geven richting aan de doorontwikkeling van portfoliosturing, procesgericht werken, organisatieontwikkeling en effectgericht sturen. Daarnaast is verder invulling gegeven aan een toekomstbestendige informatiehuishouding, gericht op digitale samenwerking, informatieveiligheid en datagedreven werken. Daarmee zet bedrijfsvoering in op kwaliteit, doelmatigheid en maatschappelijke waarde en wordt een bijdrage geleverd aan de verdere verbetering van de besluitvorming door college en raad doordat tijdige, goed onderbouwde en betrouwbare informatie beschikbaar is.

Ook op het gebied van mensen en organisatie werd in 2025 verder gewerkt aan een wendbare, lerende en aantrekkelijke organisatie. De koers voor 2026 en verder, gericht op verdere professionalisering en het versterken van het strategisch vermogen van de gemeentelijke organisatie, sluit hier op aan.

Inhoudelijk worden bovenstaande onderwerpen verder toegelicht in pakket 0C Overhead en de paragraaf informatisering.

Met deze ontwikkelingen is in 2025 een verdere invulling gegeven aan de doorontwikkeling van de organisatie. Zo blijft Dronten werken aan een betrouwbare, dienstbare én vooruitstrevende lokale overheid.

Interbestuurlijk toezicht is een wettelijke taak van de provincie waarbij zij toezicht houdt op de taakuitoefening door gemeenten. Het wettelijke uitgangspunt is dat de provincie voor alle beleidsterreinen de toezichthouder op gemeenten is, met uitzondering van de terreinen waarop de provincie geen taken heeft. Het specifiek toezicht vormt hierop een uitzondering, waarbij met name het financieel toezicht integraal, op alle gemeentelijke domeinen, van toepassing is. Provincie en gemeenten zullen zich inspannen om op basis van transparantie, begrip en vertrouwen te komen tot een effectieve en efficiënte wijze van interbestuurlijk toezicht. Door het optimaliseren van het zelfregulerend vermogen van de gemeente en de versterking van controle door de gemeenteraden, kan de provincie terughoudend met het toezicht omgaan.

In Flevoland wordt er voor het interbestuurlijk toezicht (IBT) gebruik gemaakt van een tussen provincie en gemeenten overeengekomen bestuursovereenkomst. Hierin staan de rollen, verantwoordelijkheden en procesafspraken beschreven van de provincie en de gemeenten. De colleges van provincie en gemeenten vinden dit een prettige werkwijze waarmee de samenwerking op het gebied van IBT onderstreept wordt. De huidige bestuursovereenkomst kent een looptijd van vier jaar en loopt tot 1 oktober 2028.

Jaarlijks voert de Rekenkamer Dronten één of meer onderzoeken uit naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur. In het kader van de wet versterking decentrale rekenkamers informeren wij u over de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkameronderzoeken die recent zijn uitgevoerd.

Rekenkameronderzoek Participatie woningbouwopgave in Dronten via Dronten ontwikkelt
In 2017-2018 heeft de Rekenkamer Dronten een onderzoek uitgevoerd naar het participatiebeleid van de gemeente Dronten. Middels het in maart 2023 nieuw gestarte onderzoek inzake participatie bij woningbouwopgave in Dronten via Dronten Ontwikkelt, heeft de Rekenkamer Dronten in kaart gebracht op welke wijze de aanbevelingen uit het eerdere onderzoek zijn opgevolgd. Aangezien de gemeente Dronten een grote opgave heeft als het gaat om de woningbouw, heeft de Rekenkamer in dit onderzoek specifiek gekeken naar de uitwerking van de aanbevelingen bij het participatietraject van de woningbouwopgave.

Daarbij is ook gekeken naar hoe de gemeenteraad zijn rol daarin heeft gepakt. Op 4 juli 2024 heeft uw raad het college opgedragen de aanbevelingen van het rekenkamerrapport inzake ‘Participatie bij woningbouwopgave in Dronten via Dronten Ontwikkelt’ over te nemen.

In 2025 zijn participatiebijeenkomsten gehouden met inwoners, ondernemers en andere betrokkenen voor de koersdocumenten van de sleutelprojecten Biddinghuizen, Swifterbant en het Uitleggebied Dronten Zuid. Door middel van beeldvormende vergaderingen over de koersdocumenten is uw raad geïnformeerd over de inzet die wordt gepleegd in deze sleutelprojecten. In de koersdocumenten is toegelicht hoe de participatie is uitgevoerd en welke opbrengsten konden worden verwerkt. De koersdocumenten zijn in 2025 voor de drie genoemde projecten vastgesteld door de raad: Uitleggebied Dronten Zuid in maart 2025, Sleutelproject Biddinghuizen in juli 2025 en Sleutelproject Swifterbant in december 2025. In september 2025 is een raamovereenkomst afgesloten met een participatiebureau dat het participatieproces voor projecten begeleidt en daarvoor onder andere bewonerssessies, straatgesprekken en online meedenksessies organiseert.

Kenmerkend voor de aanpak is een transparant en open proces met scherpe doelstellingen die zich laten leiden door participatie verkregen algemene visie en principes voor de toekomst van Dronten. Door een brede integrale aanpak kunnen de wensen en zorgen van alle belanghebbenden zorgvuldig worden afgewogen. Het creëren van een klankbordgroep is per sleutelproject als een vereiste meegenomen. Deze klankbordgroep komt gedurende het traject bij elkaar. Een klankbordgroep vertegenwoordigt diverse gemeenschapsbelangen en biedt advies en feedback voor beleidsontwikkeling. Dit bevordert transparantie, vertrouwen en betrokkenheid in het besluitvormingsproces. Voorafgaand aan een bijeenkomst wordt informatie gedeeld met de klankbordgroep. Vervolgens wordt de input van de klankbordgroep verwerkt in het (eind)product.

Bij de aanpak wordt uw raad actief betrokken, zodat u weet wat er speelt bij de inwoners en hoe de gemeente daarop acteert. Indien nodig krijgt u de mogelijkheid om te consulteren waarbij u uw mening kan geven of vragen kan stellen. Bij tussentijdse wijzigingen in de participatieaanpak wordt u op tijd meegenomen en krijgt u een terugkoppeling van de aanpak. U wordt in positie gebracht om keuzes te maken in het ontwikkelperspectief van de sleutelprojecten. Aan het eind van het traject wordt u gevraagd een toekomstperspectief vast te stellen met bijbehorend uitvoeringsagenda en budget. Hiermee worden kaders vastgelegd voor de uitvoering van sleutelprojecten en kunt u uw controlerende taak uitoefenen tijdens de verwezenlijking van het toekomstperspectief.

Rekenkameronderzoek Samenwerking in Flevoland onder de nieuwe omgevingswet
De rekenkamers van de gemeenten Almere, Lelystad, Noordoostpolder, Dronten, Rekenkamercommissie Waterschap Zuiderzeeland en de Randstedelijke Rekenkamer hebben een onderzoek laten uitvoeren naar de samenwerking in Flevoland onder de nieuwe Omgevingswet. Met de nieuwe Omgevingswet die per 1 januari 2024 is ingegaan, is het nodige veranderd in de wetgeving, beleid, taken, bevoegdheden en beslistermijnen op het gebied van de fysieke leefomgeving. Vanwege deze veranderingen voor de samenwerking tussen de decentrale bestuursorganen gemeente, provincie en waterschap hebben de rekenkamers samengewerkt in dit onderzoek. De doelstelling van dit onderzoek was om inzicht te krijgen in en hoe de deelnemende overheden tot de één loket/overheid-gedachte zijn gekomen (naar aanleiding van de invoering van de Omgevingswet). Op 30 november 2023 heeft uw raad het college opgedragen de aanbevelingen van het rekenkamerrapport inzake ‘Samenwerking in Flevoland onder de nieuwe omgevingswet’ over te nemen.

De aanbevelingen zijn regionaal van aard. Omdat er een goede samenwerking is tussen alle gemeenten en ketenpartners betrokken bij het Platform Omgevingswet Flevoland, is afgesproken dat implementatie van de aanbevelingen ook regionaal worden opgepakt. Via bestuurlijk overleg tussen provincie, waterschap en gemeenten en de Strategische Agenda Flevoland wordt samengewerkt aan een nieuwe omgevingsvisie. Managers komen tweemaal per jaar bijeen in managementoverleg; bestuurders komen daarnaast bijeen wanneer de situatie daarom vraagt.

Er zijn regionale samenwerkingsafspraken gemaakt met alle betrokken gemeenten en samenwerkingspartners. De regie hierop is nu duidelijk belegd bij het managersoverleg. In werkgroepen wordt actief op de afspraken gestuurd en geëvalueerd. Bij de totstandkoming van de afspraken is breder gekeken in de keten. Het platformoverleg waar alle werkgroeptrekkers en programmamanagers samenkomen houdt regie hierop. De uitwerking van afspraken over crisisbeheersing rond interbestuurlijke vraagstukken maakt onderdeel uit van de verdere regionale samenwerking. De provincie neemt hierin het voortouw en werkt samen met de betrokken gemeenten toe naar heldere afspraken over hoe te handelen wanneer spanningen ontstaan tussen overheden met uiteenlopende rollen, taken of bevoegdheden.

Rekenkamerbrief Doe mee onderzoek Energiebesparingsplicht
Op 27 februari 2025 heeft de Rekenkamer uw raad geïnformeerd over de uitkomsten van het Doe mee onderzoek Energiebesparingsplicht.

Bedrijven hebben van de Rijksoverheid in 1993 wettelijke verplichtingen opgelegd gekregen voor het uitvoeren van energiebesparende maatregelen. Er gelden regels op het gebied van de uitvoering van deze maatregelen, maar ook met betrekking tot de onderzoekplicht en de informatieverstrekking hierover. De gemeente is verantwoordelijk voor het toezicht op de handhaving van deze verplichtingen.

In 2024 heeft de Rekenkamer onderzocht hoe de gemeente Dronten invulling geeft aan deze verantwoordelijkheid. Geconcludeerd is dat gemeente Dronten:

• Voert toezicht en handhaving op de energiebesparingsverplichtingen bij bedrijven niet zelf uit;
• Heeft de deskundigheid en capaciteit voor de uitvoering van deze taken niet zelf in huis;
• Heeft deze taken niet opgedragen aan de omgevingsdienst en daar ook geen budget voor begroot;
• Met mandaat en financiering van de gemeente stimulerend toezicht uitgevoerd door de omgevingsdienst, maar hiermee wordt slechts gedeeltelijk voldaan aan de wettelijke verplichtingen van de gemeente.

Er is opvolging aan de aanbevelingen door de rekenkamer gegeven om aan de wettelijke eisen te voldoen aan het toezicht en handhaving van de energiebesparingsplicht voor bedrijven door dit te beleggen bij de omgevingsdienst en hiervoor structureel budget beschikbaar te stellen.

De (geactualiseerde) kadernota Rechtmatigheid is op 29 september 2025 door de commissie BBV gepubliceerd. De belangrijkste wijzigingen van de geactualiseerde kadernota zijn:

1. De verantwoordingsgrens valt vanaf 2025 binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente. Dit was tot en met 2024 binnen de bandbreedte van 0% tot 3%.
2. Het percentage voor de verantwoordingsgrens geldt vanaf 2025 voor de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden samen. Tot en met 2024 gold het percentage van de verantwoordingsgrens afzonderlijk voor rechtmatigheidsfouten en voor onduidelijkheden.
3. Vanaf 2025 geldt dat de omvangbasis voor het percentage van de verantwoordingsgrens de lasten van de gemeente exclusief toevoegingen aan de reserves is. Tot en met 2024 was dit inclusief toevoegingen aan de reserves.

Op 25 september 2025 resp. 17 december 2025 heeft uw raad het hierop aangepaste controleprotocol 2025-2026 en normenkader 2025 resp. financiële verordening vastgesteld.

Met vaststelling door uw raad van de aangepaste financiële verordening (17 december 2025) zijn in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording twee belangrijke wijzigingen vastgesteld:

• Het uitgangspunt voor (lasten) overschrijdingen is de begroting na wijzigingen. Dit was primitieve begroting.
• In de paragraaf bedrijfsvoering worden onrechtmatigheden boven de € 150.000 toegelicht. Dit was boven de € 75.000.

Hieronder is een totaaloverzicht opgenomen van de onrechtmatigheden.

Begrotingsonrechtmatigheid (A)
Hieronder lichten we de begrotingsrechtmatigheid in details toe.

1a Overschrijding lasten programma’s
De lasten zijn bij de programma’s 0 Bestuur en ondersteuning (1.510k), programma 3 Economie (781k) en programma 8 Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing (292k) overschreden. De verklaring voor deze overschrijdingen zijn in de afwijkingen bij de programma’s te vinden.

1b Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)
Voor een totaal van € 131.289 worden de investeringskredieten overschreden. Dit betreft de volgende kredieten.

In de financiële verordening is opgenomen dat alleen wordt toegelicht als er sprake is van een overschrijding van de kredieten bij een bedrag van € 150.000.

2 Niet geautoriseerde mutaties reserves
Alle mutaties op de reserves zijn rechtmatig uitgevoerd.

In de financiële verordening is opgenomen dat het uitgangspunt is dat iedere lasten overschrijding van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Overschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;
2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;
3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage;
4. Een overschrijding van het jaarbudget passend binnen het totaalbedrag van het krediet;
5. De gemeenteraad wel geïnformeerd is, maar er is geen begrotingswijziging vastgesteld.

Reeds besloten of te besluiten jaarrekening 2025
Onder deze categorie vallen de reeds goedgekeurde budgetoverhevelingen en de lasten overschrijdingen waarvan de omvang pas aan het einde van het jaar bepaald kan worden die gedekt wordt uit voorzieningen (1.757k).

Compensatie direct gerelateerde inkomsten
Tegenover de lasten overschrijding staat een direct gerelateerde inkomsten (597k).

Voorwaardencriterium (B)
(B1) Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed: Er zijn 15 inkoopdossiers niet rechtmatig en volgens de inkoopprocedures uitgevoerd. 

Diensten en leveringen
De maatregelen die ingezet zijn om het aantal dossiers te verminderen hebben effect gehad. Voor een aantal dossiers geldt dat de onrechtmatigheid gedurende 2025 en in 2026 zijn opgelost maar dat er nog uitgaven zijn gedaan in 2025 en daarmee meetellen in de onrechtmatigheid van 2025.

Bij afwijkingen onder de Europese grens is ons intern inkoopbeleid van toepassing. Volgens ons controleprotocol zijn afwijkingen op onze interne inkoopregels niet onrechtmatig en tellen ze niet mee als onrechtmatigheidsfout. Echter in de kadernota Rechtmatigheid is opgenomen dat het niet naleven van interne regels toegelicht dient te worden. Met de maatregelen die genomen zijn, is het aantal dossiers die niet volgens ons intern inkoopbeleid zijn aanbesteed verminderd naar 39 inkoopdossiers en deze lijn zal doorgezet worden in 2026.

Door inzet op control, opnieuw aanbesteden en beëindigen van opdrachten zal het aantal dossiers die onrechtmatig en in strijd met ons inkoopbeleid verder worden teruggedrongen.

Maatregelen
Om de onrechtmatigheid te verminderen zijn in de bedrijfsvoering processen verbeterd. Daardoor is onze concern brede bedrijfsvoering verbeterd en versterkt. Hieronder zijn een aantal maatregelen uiteengezet die zijn geïmplementeerd:

1. De verantwoordelijkheid voor de dossiers ligt ten alle tijden bij de teammanagers;
2. De afdeling inkoop fungeert als centraal onderdeel van het inkoopproces;
3. Bij onduidelijkheden of problemen tussen inkoop en de verantwoordelijke manager is er de mogelijkheid tot het gebruik van een escalatieladder (inkoopadviseur, teammanager Services, directie/gemeentesecretaris);
4. We zijn voortdurend alert door middel van diverse momenten tot signalering;
5. Er wordt gestuurd op lerend vermogen en handhaving;
6. Door middel van een softwarebroker is/wordt een aantal ICT onrechtmatigheden opgelost;
7. Door bij dossiers voortijdig om tafel te gaan met de leverancier wanneer een contract onrechtmatig lijkt te worden, zoeken we proactief naar een oplossing en wachten we niet af / of bewust wel na overleg met inkoop totdat een contract afloopt.

Door de bovenstaande maatregelen hebben we een volgende stap gezet in passende bedrijfsvoering. We krijgen zo meer grip op onze processen en de uitvoeringskracht. We willen een omgeving creëren waarin onrechtmatigheid actief wordt voorkomen, aangepakt, risicofactoren vroegtijdig worden gesignaleerd en casuïstiek ons leert om het proces verder te verbeteren. Dit alles draagt bij aan een transparante, rechtmatige en passende bedrijfsvoering.

Frauderisico’s en -analyse 
Het college is zich bewust van inherente risico’s van fraude die, zowel intern als extern, worden gelopen bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken. In 2025 is de frauderisico analyse uitgevoerd. Daarbij zijn tijdens de interne controle geen gevallen van fraude vastgesteld. Vanuit de bedrijfsvoering is er verhoogde aandacht voor de inrichting van onze administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) ten aanzien van de geïdentificeerde risicogebieden en tevens worden de relevante geldstromen/processen betrokken in de interne controles die gedurende het jaar worden uitgevoerd.

Stakeholders van de gemeente moeten erop kunnen vertrouwen dat wij op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zakendoen. De gemeente beschikt over een uitgebreid scala aan zogenaamde soft controls.

Iedere medewerker van de gemeente legt bij indiensttreding een ambtseed of ambtsbelofte af en overlegt een verklaring omtrent gedrag. Daarnaast beschikt de gemeente Dronten over een vastgestelde gedragscode, gebaseerd op wetgeving, Dronten op Koers (de vier V's), kernbegrippen voor integriteit, uitgangspunten en vuistregels, welke openbaar beschikbaar is. De gemeente beschikt daarnaast over een regeling ‘melden vermoeden misstanden’ en in de organisatie is een vertrouwenspersoon en meldpunt ingesteld waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld.

Onze (financiële) processen en systemen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheidingen, zogenaamde hard controls. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en/of zelfstandig toegang heeft tot activa. Ondanks alle beheersingsmaatregelen resteert het risico dat management of directie maatregelen doorbreekt en het risico van samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen dragen ertoe bij dat onregelmatigheden worden gesignaleerd.

De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy heeft een hoge prioriteit.

Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de security- en privacy officers de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Periodiek wordt de beheersing van informatiebeveiliging getoetst, zowel intern, maar ook extern. Eventuele verbeterpunten vormen de input voor verdere aanscherping en/of naleving van het informatiebeveiligingsproces.

Conclusie 
Het college is van mening dat, met alle analyses en getroffen beheersingsmaatregelen, de risico’s met betrekking tot een beheerste en integere bedrijfsvoering inzichtelijk zijn en op een adequate wijze aandacht krijgen.