Paragraaf informatisering

Digitalisering en informatisering is gericht op het ontwikkelen en inzetten van vaardigheden, processen en systemen die nodig zijn voor een effectieve samenwerking, een betrouwbare informatievoorziening en optimalisatie van primaire bedrijfsprocessen (zowel bestaand als nieuw). Informatisering heeft daarbij betrekking op de gegevensverwerkingsprocessen ten behoeve van de gemeentelijke bedrijfsprocessen. Digitalisering is gericht op het ondersteunen van de samenwerking en informatievoorziening, door informatie toegankelijk te maken via elektronische apparaten. 

De werkwijze van het informatiemanagement, tot verbetering en beheer van de informatiehuishouding, is gericht op het gemeentelijke beleid om: 
A.    excellente dienstverlening te leveren;
B.    bij te dragen aan de brede welvaart van onze inwoners en;
C.    daarbij proces- en opgavegericht te werken en effectgericht te sturen.

Vanuit het team Informatiemanagement (IM) wordt dit ondersteund met passende voorzieningen waarmee we de:  
A.    digitale samenwerking van medewerkers faciliteren;
B.    creatie, verwerking en beheer van informatie volgens vereisten informatiseren en;
C.    procesgerichte en procesmatige samenwerking ondersteunen door deze te digitaliseren. 

In 2024 wordt gewerkt aan een stabiele en betrouwbare ICT-omgeving, een informatievoorziening die de procesmatige bedrijfsvoering ondersteunt, de modernisering van de digitale werkruimte, het op orde brengen van het archief- en informatiebeheer en het vervangen van onderdelen die verouderd zijn of aanbesteed moeten worden. Het team informatiemanagement (IM) is versterkt, werkt vanuit een IM-Ontwikkelplan en hanteert daarbij de Drontense i-Leidraad voor het richten en inrichten van de informatiehuishouding . Het IM-Ontwikkelplan geeft daarbij richting aan de wijze waarop we de inzet en het onderhoud daarvan verrichten en het informatiemanagement uitvoeren. Daarbij ligt de focus op thema’s zoals werken op basis van regels en afspraken (governance), procesgericht en procesmatig werken, informatieveiligheid, architectuur en portfolio management. 

In de begroting voor 2025 zijn investeringen opgenomen voor het:

1. Uitvoeren van achterstallig onderhoud en opruimen van de informatiehuishouding.
2. Versterken en onderhouden van de informatiehuishouding.
3. Vergroten van de informatieveiligheid.
4. Herinrichten en/of vervangen van ICT-onderdelen.
5. Inrichten van oplossingen voor applicatie interactie (koppelingen).
6. Vernieuwen van vak-applicaties. 

In de voorgaande jaren is er onvoldoende aandacht geweest voor en prioriteit gegeven aan de informatiehuishouding. Met name ten aanzien van de doelgerichte inzet en ontwikkeling van voorzieningen voor de creatie, verwerking en beheer van informatie. Dit heeft een negatieve weerslag op het vermogen om proces- en opgavegericht te kunnen werken en het informatiebeheer. Geconstateerd is dat de informatiehuishouding fragmentarisch is ingericht, doordat inrichtings- en beheerkaders niet zijn gehanteerd, toegepast of omdat daar onvoldoende op is gestuurd . 
Het gaat daarbij niet alleen om de wijze waarop processen zijn georganiseerd en ingericht, maar ook om de concern brede aandacht voor informatiebeheer in het primaire proces, zowel bij medewerkers als management. De situatie is daarom dat er een hoop opruim- en herstelwerk gedaan moet worden om de informatiehuishouding op orde te brengen en onder controle te krijgen. 

Daarnaast houden we ook rekening met, en geven we uitvoering aan, door digitalisering gedreven vernieuwing, door wet- en regelgeving gestuwde veranderingen en het naar behoefte realiseren van mogelijkheden voor het opzetten en inzetten van instrumenten voor data-analyse. Met name op het gebied van business intelligence (BI) en de digitale werkruimte wordt ingezet op een meer progressieve ontwikkeling. We realiseren daarmee concrete BI-producten en diensten zoals dashboards, analyse en overzichten zoals een armoedemonitor en dergelijke. Met verbetering van de digitale werkruimte wordt bijgedragen aan de doelmatigheid en effectiviteit van de (digitale) samenwerking in de organisatie. 

In 2024 wordt met een versterkt team IM dus vooral gewerkt aan het opruimen van achterstanden en het aanpakken van herstelwerk om de informatiehuishouding op orde te brengen. In 2025 willen we daarnaast ook een kwaliteitsslag maken door te investeren in vernieuwing en ontwikkeling. Een goed niveau van operationele controle en gestandaardiseerde werkwijzen, bij het informatiebeheer en ontwikkelen van de informatiehuishouding, is daarvoor voorwaardelijk. In 2024 en 2025 hebben we onze handen er vol aan om dit te bereiken. 

In 2026 kunnen we mogelijk aansluiten op de collectieve kracht van Common Ground. Dit is een transitieprogramma vanuit de VNG dat een handelingsperspectief biedt om tot een gezamenlijke moderne informatievoorziening te komen. Het helpt 342 gemeenten om dit samen te doen en voorkomt dat eenieder het wiel opnieuw uit moet vinden. Het programma brengt een versnelling aan in de transitie, waarbij wij, andere gemeenten en marktpartijen worden ondersteund en aangejaagd. Het perspectief is dat we kunnen profiteren van de inzet van koplopergemeenten die de meest noodzakelijke componenten, oplossingen en standaarden incrementeel realiseren. De wijze waarop biedt ons de mogelijkheid om op eigen tempo aan te sluiten.

Maar eerst moeten we in 2025 het doelmatig, effectief en rechtmatig exploiteren van onze informatiehuishouding nog verder verbeteren. Er is geld en er zijn inspanningen nodig om: 
A.    Onze informatiehuishouding te onderhouden en te versterken.
B.    Onze ICT-middelen te beveiligen (techniek).
C.    De juistheid, volledigheid en actualiteit van informatie te waarborgen (proces).
D.    Onze gegevens te beschermen (houding & gedrag). 

Bovendien komen er in 2025 ook investeringen voort uit: 
A.    Het moeten herinrichten en/of vervangen van bestaande ICT-onderdelen.
B.    Het inrichten van oplossingen voor applicatie interactie (koppelingen). 
C.    De vernieuwing van vak-applicaties. 

Vervangen en/of vernieuwen heeft een generiek kostenverhogend effect. Bijvoorbeeld door het moeten vervangen van vak-applicaties door Software As a Service (SAAS), wat veelal gepaard gaat met een afhankelijkheid van clouddiensten. De exploitatie hiervan is doorgaans kostbaarder, kent een periodieke indexering gedurende de levensduur en vergroot de afhankelijkheid van leveranciers. 
Daarbij zijn investeringen structureler van aard door de verschuiving van het aanschaffen van software (kapitaliseren en afschrijven) naar het afsluiten van abonnementen en afnemen van diensten (betalen naar gebruik). 

De wijze waarop Dronten zich de komende decennia zal ontwikkelen, moet passen bij de identiteit van de gemeente. Bovendien vraagt de ontwikkeling een integrale benadering, want woningbouw is slechts één van de opgaven. Denk aan klimaat, mobiliteit, energie, voedsel, water, een inclusieve samenleving, het tegengaan van armoede, goed onderwijs, het verbeteren van de biodiversiteit, veiligheid, etc. We zijn ons ervan bewust dat er ook een digitale realiteit bestaat die een weerspiegeling is van onze gemeente in de informatiesamenleving. Het is onze verantwoordelijkheid om de betrouwbaarheid, toegankelijkheid, inzetbaarheid en wetmatigheid van deze digitale realiteit te waarborgen. 

Digitalisering en informatisering raakt al deze opgaven waarbij de informatievoorziening in het hart van de organisatie staat. We volgen daarbij het gemeentelijke beleid om excellente dienstverlening te leveren en bij te dragen aan de brede welvaart van onze inwoners. Daarbij werken we proces- en opgavegericht met effectgerichte sturing. Dit vraag om continue aandacht voor het ontwikkelen en verbeteren van onze bedrijfsvoering en dienstverlening met een moderne informatievoorziening. We ontwikkelen een voorzichtige en doordachte aanpak voor het informatiseren en digitaliseren van processen met gerichte optimalisatie (exploitatie) en gedoseerde innovatie (exploratie) met behulp van digitale middelen. Gericht en gedoseerd zodat we de gelegenheid krijgen om beter te worden in het ontwikkelen, inzetten en onderhouden van nieuwe werkwijzen, procesvernieuwing en het verkrijgen van digitale kennis en vaardigheden. De transformatie die hierdoor ontstaat, is geen doel op zich, maar een bestendige organisatieontwikkeling.

Het ontwikkelen, verbeteren en beheren van de gemeentelijke informatiehuishouding vereist een gezamenlijke strategie en samenwerking van de bedrijfsvoeringsonderdelen en de ondersteunende bedrijfsvoeringspecialisten. Gericht op innovatie en optimalisering van de (primaire) bedrijfsprocessen met behulp van digitale middelen. We moeten ervoor zorgen dat Dronten voorbereid is en beter kan reageren op toekomstige ontwikkelingen. 

De beleidsuitgangspunten voor Informatiemanagement worden geboden door de Drontense i-Leidraad waarmee het gemeentelijke beleid wordt gevolgd. De i-Leidraad wordt gebruikt om richting te geven aan het ontwikkelen, verbeteren en beheren van de gemeentelijke informatiehuishouding. Het doel is om met de informatiehuishouding de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de bedrijfsvoering te bevorderen. We willen daarvoor een goed georganiseerd informatiemanagement, een deskundige werkwijze en een deugdelijke aanpak bereiken waarmee we de:

1. Digitale samenwerking van medewerkers faciliteren. 
2. Creatie, verwerking en beheer van informatie volgens vereisten informatiseren.
3. Procesgerichte en procesmatige samenwerking ondersteunen door deze te digitaliseren. 

Randvoorwaarden hiervoor zijn:

1. Het naar strategisch niveau brengen van de informatiehuishouding met inzet van de rol Chief Information Officer. 
2. Uniformiteit in Functioneel Beheer en Applicatiebeheer (qua invulling rol, kwaliteit, werkwijze, afstemming en samenwerking).
3. Adequate inrichting van informatiemanagement, project portfoliomanagement, i-governance en werken onder architectuur.

We werken verder aan een structurele en integrale verandering gericht op het waarborgen van de continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening, verminderen van handmatige en correctieve handelingen en beheersing van risico’s op het gebied van informatieveiligheid. Het algemene motto blijft: bestaande middelen en aanwezige informatievoorzieningen beter, of zelfs gaan, gebruiken en breder inzetten. Dit betekent dat we in beginsel geen nieuwe innovaties doen. In plaats daarvan wordt een behoudende lijn gevolgd gebaseerd op een vijftal leidende organisatie brede principes: 

1. We innoveren gedoseerd en slim in kleine stappen. 
2. We werken continu aan het verbeteren van de gegevenskwaliteit.
3. We ondersteunen de ontwikkeling naar een meer wendbare organisatie.
4. We realiseren ICT-voorzieningen die toekomstbestendig en robuust zijn.
5. We zorgen voor een bekwame en veilige informatieorganisatie. 

De begroting van middelen in 2025 voor de informatiehuishouding komt vooral voort uit het moeten herstellen en opruimen van bestaande voorzieningen en het verbeteren van de exploitatie. Daarnaast worden investeringen in nieuwe ontwikkelingen opgevoerd. Het betreft primair het realiseren van ICT-voorzieningen op het gebied van GEO, data en Business Intelligence (BI). Daarnaast zijn middelen begroot voor uitbreidingen en het herinrichten van bestaande voorzieningen. Ook worden gelden anders aangewend, bijvoorbeeld met betrekking tot de vervanging van licenties door abonnementen. We hebben verder te maken met een meer omvangrijke exploitatie van de informatiehuishouding. Simpelweg doordat de schaalgrote van de gemeentelijke organisatie en het aantal medewerkers is toegenomen. Dit leidt tot extra kosten, meer inspanningen en/of verhoging van het verbruik (bijvoorbeeld datacreatie, -opslag en -gebruik) van de informatiehuishouding. Dit alles is conform vertaald in de exploitatiebegroting 2025. 

1.    Informatiemanagement & i-Advies
Informatiemanagers adviseren bij het beheer, gebruik en de ontwikkeling van informatie en informatietechnologie. Managers zijn proces- en systeemeigenaren en de verantwoordelijkheid voor de informatieverwerking binnen de gemeentelijke organisatie ligt bij de teams. Informatiemanagers adviseren over en implementeren beleid, waarbij rekening wordt gehouden met relevante wet- en regelgeving, zoals privacywetgeving en data-integriteit. Zij adviseren de organisatie bij vraagstukken die mogelijk verbonden zijn met informatie(technologie) of waarbij de inzet van team IM nodig is en faciliteren dit waar mogelijk.

2.    Archief- & Informatiebeheer
In 2023 en 2024 is een zwaartepunt aangebracht ten aanzien van gegevensmanagement en informatiebeheer, mede gestimuleerd door de uitkomsten van het interbestuurlijk toezicht. In 2024 is gewerkt aan het structureel verbeteren van het Archief- en Informatiebeheer. De inrichting, formatie en bezetting van team Informatiemanagement is aangepast om te kunnen werken aan het ontwikkelen van een goed niveau van volwassenheid met gestandaardiseerde werkwijzen. Er wordt daarbij uitvoering gegeven aan de realisatie van een verbeterprogramma en een analoog archiefbewerkingsproject. 

We investeren in Archief- en Informatiebeheer om de achterstanden in te lopen die in voorgaande jaren zijn opgelopen door onder andere de verbouwing en een personeelstekort. Er worden projectmedewerkers ingehuurd om achterstanden weg te werken en we voeren tegelijk een pakket aan verbetermaatregelen uit met onze eigen medewerkers.

Het gaat hierbij onder andere om het inventariseren van alle digitale informatie, het opstellen van beheersmaatregelen, verrijken van de metadata van bouwdossiers, implementeren van een kwaliteitssysteem plus bewaarstrategie en het uitrollen van bewustwordingsprogramma’s. Doel hiervan is om te voldoen aan de Archiefwetgeving, te zorgen voor betere operationalisering van de verantwoordelijkheid voor goed informatiebeheer in de eerste lijn en het creëren van de voorwaarden voor datagedreven efficiency, conform ons IM-Ontwikkelplan.

3.    Digitale Dienstverlening en beheer
We willen onze processen continu blijven optimaliseren en efficiënter maken. Dit vergt inspanning en een goede methodiek, waarbij we de uitvoering graag beleggen bij eigen medewerkers. Het is ook een speerpunt van het coalitie programma ‘Diensten achter de schermen nemen we onder de loep’. Er wordt nadrukkelijker focus gelegd op procesgericht en digitaal werken als uitgangspunt voor alle bedrijfsactiviteiten, waarbij expliciet wordt gemaakt wat onder zaak- en procesgericht werken wordt verstaan. De investeringen zijn gericht op het blijvend kunnen ondersteunen van deze organisatie brede opgave voor procesgericht werken en het bijdragen aan de realisatie van de smart-doelstellingen van de vak-afdelingen. 

4.    Informatieveiligheid
Het strategisch informatieveiligheidsbeleid wordt vertaald naar risicoanalyse bepaalde passende beheersmaatregelen om de informatiehuishouding adequaat te beschermen. Informatieveiligheid is een randvoorwaarde voor een betrouwbare informatievoorziening. Informatie dient op het juiste moment beschikbaar te zijn, werkzaamheden en beslissingen dienen plaats te vinden op basis van integere informatie (juist, volledig en actueel) en informatie behoort enkel voor bevoegden beschikbaar te zijn. Het levert een bijdrage aan de te realiseren maatschappelijke en organisatiedoelen van onze gemeente door risico’s die een negatieve impact hebben op de beschikbaarheid, integriteit en/of vertrouwelijkheid te beheersen.

Beheer en controle wordt ingezet via een gedegen managementstructuur gebaseerd op de ‘Deming circle’ gericht op het bereiken van de volgende doelen: 

1. Het continu kunnen verbeteren van de beheersmaatregelen en het beveiligingsniveau.
2. Realisatie van maatregelen om te voldoen aan de controls uit de NEN-ISO/IEC 27001:2017 en NEN-ISO/IEC 27002:2017 volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
3. Adequate bescherming van privacy en informatie ten behoeve van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

5.    ICT & Digitale werkruimte
Voor het flexibiliseren van de bedrijfsvoering en een meer wendbare (digitale) samenwerking zijn voorbereidingen getroffen, technische aanpassingen uitgevoerd en plannen gemaakt voor het verder ontwikkelen van een moderne digitale werkruimte. Er moeten verschillende voorwaarden worden ingevuld om, naast het inzetten van Microsoft 365, een flexibele effectieve en veilige ontsluiting van data en applicaties mogelijk te maken. De ICT-voorzieningen en digitale werkruimte die daarvoor nodig is, willen we in 2025 gerealiseerd hebben. De uitgevoerde aanbesteding van laptops, telefoons en smartphones biedt een momentum om apparatuur effectiever en doelmatiger in te zetten en aandacht te besteden aan de noodzaak om digitale vaardigheden te verbeteren.

6.    GEO, Data en Business Intelligence (BI)
Er is nadrukkelijker gekeken naar doel, nut, noodzaak en haalbaarheid van onze ambities om informatie en data beter te benutten en data gedreven te werken. De ambitie is in lijn gebracht met het gemeentelijke beleid om opgave gericht te werken, effect gericht te sturen, excellente dienstverlening te leveren en bij te dragen aan de brede welvaart van onze inwoners. Daarbij is het kader aangebracht om dit procesgericht te benaderen, omdat dit de basis is voor elke nieuwe opgave en ieder nieuw verzoek. 

Er is daarom een bewuste keuze gemaakt om gericht en gedoseerd te investeren in kennis, vaardigheden en voorzieningen voor GEO, Data en BI. Dit draagt bij aan een meer data gedreven beleidsontwikkeling en -realisatie. In samenwerking met de vak-afdelingen worden analyses, dashboards en dergelijke op maat en naar behoefte gemaakt. In een tempo dat aansluit op ons nog beperkte vermogen om meer data gedreven te kunnen werken. Zelf dataproducten en -diensten maken en onderhouden betekent bovendien minder meerkosten. Vak afdelingen hoeven deze niet tegen veel hogere kosten af te nemen bij marktpartijen en we vermijden bovendien dat we daaraan vastzitten (vendor lock-in). De keuze voor zelf doen betekent dat we in 2025 moeten investeren om onze BI-specialisten te voorzien van gereedschap en datavoorzieningen (gecentraliseerde opslag en data verrijking). We denken in 2026 de investeringen in BI, en de keuze om dit in huis te ontwikkelen, beter te kunnen onderbouwen met opbrengsten (onderbouwing smart doelstellingen, business en use cases, bijdrage aan beleid). 

Daarnaast zetten we in op het ontwikkelen en inzetten van GEO- en Data-voorzieningen, omdat we daarmee de ruimtelijke ordening en stedelijke planning verbeteren. We kunnen daardoor beter inspelen op de groeiende vraag naar woningen, infrastructuur en voorzieningen. Ook versterken we daarmee de mogelijkheden om nauwkeurigere milieu- en klimaatanalyses uit te voeren en vergroten we de efficiëntie en effectiviteit van diverse gemeentelijke diensten door geavanceerde geografische informatiesystemen (GIS) beschikbaar te stellen. Dit is mede gericht op het delen van informatie en bevorderen van de samenwerking van verschillende afdeling binnen de gemeente. Met de GEO- en data-voorzieningen werken we ook aan het vergroten van de transparantie en meer inclusievere besluitvorming door grafische gegevens en analyses openbaar beschikbaar te stellen.