Paragraaf informatisering

Omschrijving (toelichting)

In 2024 is met een i-Leidraad bepaald hoe wij richting geven aan het ontwikkelen, verbeteren en beheren van onze informatiehuishouding. De i-Leidraad maakt duidelijk hoe belangrijk onze informatiehuishouding is en wat daarvan de meerwaarde is voor de inwoners. In de i-Leidraad is ook onze i-Visie opgenomen en het ontwikkelplan voor onze informatiehuishouding is hierop gebaseerd. Dit plan gaf richting aan de wijze waarop we de inzet en het onderhoud van de informatiehuishouding verrichten en het informatiemanagement uitvoeren.

Op basis daarvan is in 2024 volgens plan verder gewerkt aan de exploitatie en ontwikkeling van:

• De informatievoorziening
• De ICT-voorziening
• De informatiebeheer-voorziening

Vanuit het team Informatiemanagement (IM) is dit ondersteund door passende voorzieningen te ontwikkelen, in te zetten en te onderhouden waarmee de:  

• Digitale samenwerking van medewerkers is gefaciliteerd;
• De creatie, verwerking en beheer van informatie volgens vereisten wordt geïnformatiseerd en;
• Een procesgerichte en procesmatige samenwerking is ondersteund met digitalisering.

In 2024 is gewerkt aan de stabiliteit en betrouwbaarheid van de ICT-omgeving, een informatievoorziening die de procesmatige bedrijfsvoering ondersteunt, modernisering van de digitale werkruimte, het op orde brengen van het archief- en informatiebeheer en het vervangen van onderdelen die verouderd zijn of aanbesteed moeten worden. Het team informatiemanagement (IM) is vanuit een IM-ontwikkelplan gaan werken, waarbij de focus lag op thema’s zoals werken op basis van regels en afspraken (governance), procesgericht en procesmatig werken, informatieveiligheid, architectuur en portfolio management. Ook is richting gegeven aan de wijze waarop we de inzet en het onderhoud van de informatie huishouding verrichten en het informatiemanagement uitvoeren.

Omschrijving (toelichting)

In 2024 is veel opruim- en herstelwerk gedaan om de informatiehuishouding op orde te brengen en onder controle te krijgen. Daardoor is een beter niveau van operationele controle en gestandaardiseerde werkwijze gerealiseerd. Met name met het inrichten en uitvoeren van portfoliomanagement zijn we in staat meer gericht te sturen op de inzet van capaciteit op de juiste prioriteiten. Verder is volgens plan gewerkt aan:

• Het onderhoud en de versterking van onze informatiehuishouding;
• De beveiliging van onze ICT-middelen (techniek);
• Het waarborgen van de juistheid, volledigheid en actualiteit van informatie (proces).

Een aandachtspunt blijf de adoptie van de houding en het gedrag in de breedte van de organisatie om gegevens te beschermen en het besef dat informatisering en digitaliseren een zaak van de hele organisatie is. Er is gewerkt aan het beleggen en adopteren van proces- en systeemeigenaarschap in de organisatie en privacy awareness. Ook dat blijft een aandachtspunt, wat bijvoorbeeld blijkt uit het feit dat nog niet alle medewerkers voldoen aan de verplichting om privacy awareness trainingen te volgen. 

Een positieve ontwikkeling is dat we begonnen zijn met door digitalisering gedreven vernieuwing, met name gericht op digitalisering van processen. De formatie is versterkt met de inzet van medewerkers op het gebied van proces- en kwaliteitsmanagement. De progressieve inzet op het gebied van business intelligence (BI) heeft geresulteerd in de realisatie van een basis dataplatform, de beschikbaarheid van instrumenten voor data-analyse waarmee verschillende BI-diensten en -producten voor het sociale domein zijn gerealiseerd. Ook is de migratie van Exchange naar online uitgevoerd, waarmee een belangrijke voorwaarde voor verdere modernisering van de digitale werkruimte is gerealiseerd. Tegelijk is alle werkplek apparatuur vervangen (laptops en smartphones), zijn applicaties vervangen of hebben een update gekregen en het project voor de vervanging van het platform voor digitale communicatie en telefonie afgerond.

Een andere ontwikkeling is dat we merken dat vervanging en/of vernieuwing een generiek kostenverhogend effect heeft. Bijvoorbeeld door het moeten vervangen van vak-applicaties door Software As a Service (SAAS), wat veelal gepaard gaat met een afhankelijkheid van clouddiensten. De exploitatie hiervan is doorgaans kostbaarder, kent een periodieke indexering gedurende de levensduur en vergroot de afhankelijkheid van leveranciers. Daarbij zijn investeringen structureler van aard door de verschuiving van het aanschaffen van software (kapitaliseren en afschrijven) naar het afsluiten van abonnementen en afnemen van diensten (betalen naar gebruik). Tegelijkertijd moeten we twee omgevingen in stand houden. We staan voor een deel in de wereld van cloud-gebaseerd werken maar zijn ook nog afhankelijk van de meer traditioneel ingerichte ICT-infrastructuur met een Citrix Desktop.

Tenslotte, in 2024 is hard gewerkt aan het opbouwen van een nieuwe omgeving voor DrontenMaps. Tegelijk met vervanging van de BAG-applicatie, is de applicatie voor het ontsluiten van alle kaartmaterialen binnen de Gemeente Dronten vervangen door een applicatie die voldoet aan de verwachtingen van deze tijd (snelheid, mogelijkheden, beheer). De bestaande lagen van de oude DrontenMaps zijn daarvoor overgezet naar de nieuwe omgeving.

Omschrijving (toelichting)

De beleidsuitgangspunten voor Informatiemanagement worden inmiddels geboden door de Drontense i-Leidraad waarmee het gemeentelijke beleid wordt gevolgd. De i-Leidraad wordt gebruikt om richting te geven aan het ontwikkelen, verbeteren en beheren van de gemeentelijke informatiehuishouding. Het doel is om met de informatiehuishouding de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de bedrijfsvoering te bevorderen. Daarvoor is in 2024 gewerkt aan een goed georganiseerd informatiemanagement, een deskundige werkwijze en een deugdelijke aanpak voor het ontwikkelen, inzetten en onderhouden van de informatiehuishouding.

In 2024 is ook het algemene motto gevolgd: bestaande middelen en aanwezige informatievoorzieningen beter, of zelfs gaan, gebruiken en breder inzetten. Er zijn in beginsel geen grote nieuwe innovaties gedaan, maar er is gewerkt binnen een behoudende lijn gebaseerd op een vijftal leidende organisatie brede principes:

• We innoveren gedoseerd en slim in kleine stappen;
• We werken continu aan het verbeteren van de gegevenskwaliteit;
• We ondersteunen de ontwikkeling naar een meer wendbare organisatie;
• We realiseren ICT-voorzieningen die toekomstbestendig en robuust zijn;
• We zorgen voor een bekwame en veilige informatieorganisatie.

Omschrijving (toelichting)

1. Informatiemanagement
In 2024 is de inzet op informatiemanagement versterkt, gericht op het adequater ondersteunen van proces- en systeemeigenaren bij het beheren, gebruiken en ontwikkelen van informatie en informatietechnologie in de bedrijfsprocessen.

2. Archief & informatiebeheer
In 2024 is gewerkt aan het structureel verbeteren van het Archief- en Informatiebeheer. De inrichting, formatie en bezetting van team Informatiemanagement is aangepast om te kunnen werken aan het ontwikkelen van een goed niveau van volwassenheid met gestandaardiseerde werkwijzen. Er is daarbij uitvoering gegeven aan de realisatie van een verbeterprogramma en een analoog archiefbewerkingsproject waarmee achterstanden zijn weggewerkt.

3. Digitale dienstverlening & beheer
Er is nadrukkelijker focus gelegd op procesgericht en digitaal werken als uitgangspunt voor alle bedrijfsactiviteiten. Er is geïnvesteerd in het opbouwen van een team dat de organisatie blijvend kan ondersteunen in de organisatie brede opgave voor procesgericht werken. Daarbij is ook geïnvesteerd op de inzet van kennis, kunde en gereedschap om proces- en systeemeigenaren te ondersteunen met kwaliteit- en procesmanagement.

4. Informatieveiligheid en beveiliging ICT-middelen
Het strategisch informatieveiligheidsbeleid is vertaald naar door risicoanalyse bepaalde passende beheersmaatregelen om de informatiehuishouding adequaat te beschermen. Er is uitvoering gegeven aan beheer en controle waarmee gewerkt is aan:

1. Het continu verbeteren van de beheersmaatregelen en het beveiligingsniveau;
2. Het realiseren van maatregelen om te voldoen aan de controls uit de NEN-ISO/IEC 27001:2017 en NEN-ISO/IEC 27002:2017 volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)
3. Het adequaat beschermen van privacy en informatie ten behoeve van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

5. ICT & Digitale werkruimte
Voor het (gecontroleerd) flexibiliseren van de bedrijfsvoering en een meer wendbare (digitale) samenwerking, zijn voorbereidingen getroffen, technische aanpassingen uitgevoerd en plannen gemaakt voor het verder ontwikkelen van een moderne digitale werkruimte. Er zijn verschillende voorwaarden ingevuld om, naast het inzetten van Microsoft 365, een flexibele effectieve en veilige ontsluiting van data en applicaties mogelijk te maken. Zoals bijvoorbeeld de migratie van Exchange naar online.

6. GEO, Data en Business Intelligence (BI)
Er is een bewuste keuze gemaakt om gericht en gedoseerd te investeren in kennis, vaardigheden en voorzieningen voor GEO, Data en BI. In samenwerking met voornamelijk de vakafdelingen in het sociale domein zijn analyses, dashboards en dergelijke op maat en naar behoefte gemaakt. Om dit mogelijk te maken is geïnvesteerd in gereedschap en datavoorzieningen (gecentraliseerde opslag en data verrijking). Daarnaast is werk gemaakt van het ontwikkelen en inzetten van GEO- en Data-voorzieningen, omdat we daarmee de ruimtelijke ordening en stedelijke planning verbeteren. De vervanging van DrontenMaps is daarvan een voorbeeld.