Omschrijving (toelichting)
In de financiële verordening is opgenomen dat het uitgangspunt is dat iedere lasten overschrijding van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Overschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;
- Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;
- De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage;
- Een overschrijding van het jaarbudget passend binnen het totaalbedrag van het krediet;
- De gemeenteraad wel geïnformeerd is, maar er is geen begrotingswijziging vastgesteld.
Reeds besloten of te besluiten jaarrekening 2024
Onder deze categorie vallen de reeds goedgekeurde budgetoverhevelingen (289k) en de lasten overschrijdingen waarvan de omvang pas aan het einde van het jaar bepaald kan worden die gedekt wordt uit voorzieningen (1.731k).
Compensatie direct gerelateerde inkomsten
Tegenover de lasten overschrijding staat een direct gerelateerde inkomsten (3.151k).
Open-einde regeling
Het pakket 6P Opgroeien en opvoeden is een open einde regeling. Conform de financiële verordening kunnen we deze overschrijding als acceptabel meenemen (3.147k).
Voorwaardencriterium (B)
(B1) Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed: Er zijn 13 inkoopdossiers niet rechtmatig en conform de inkoopprocedures uitgevoerd.
Diensten en leveringen
Een aantal dossiers waarvan de aanbesteding al voor 2024 heeft plaats gevonden, zijn in 2024 afgerond. Het effect hiervan zal pas in 2025 zichtbaar worden, omdat in 2024 nog wel uitgaven zijn gedaan op deze aanbestedingen en daarmee meetellen in de onrechtmatigheid van 2024. Bij afwijkingen onder de Europese grens is ons intern inkoopbeleid van toepassing. Conform ons controleprotocol zijn afwijkingen op onze interne inkoopregels niet onrechtmatig en tellen ze niet mee als onrechtmatigheidsfout.
Echter in de kadernota Rechtmatigheid is opgenomen dat het niet naleven van interne regels toegelicht dient te worden. Er zijn 42 inkoopdossiers niet volgens ons intern inkoopbeleid aanbesteed. Voor een groot gedeelte van deze inkoopdossiers geldt hetzelfde als voor de inkoopdossiers die ten onrechte niet Europees aanbesteed zijn dat de aanbestedingen zijn aangegaan voor 2024 en in 2024 zijn afgerond. Door inzet op control, opnieuw aanbesteden en beëindigen van opdrachten is de verwachting dat de overschrijdingen teruggedrongen gaat worden. Zie hiervoor ook de toelichting onder de kop maatregelen.
Werken
In de planning in het beheersysteem stond de rehabilitatie van de Rietweg gepland voor 2025. Uw raad heeft met het vaststellen van het beheerplan 2021-2025 (tevens) besloten om de uitvoering van de rehabilitatie van de Rietweg naar voren te halen. Dit vanwege de hoge onderhoudskosten om de ontstane verzakkingen en scheuren in de verharding op te lossen. De aanbesteding op groot onderhoud verhardingen is nationaal aanbesteed, omdat de verwachting was dat bij het aangaan van de raamcontract “groot onderhoud verhardingen” 2021-2024 ruim onder Europese aanbestedingsgrens gebleven zou worden. Met het vervroegen van de Rietweg, die daarmee onder het raamcontract 2021-2024 viel, is niet gerealiseerd dat hierdoor de grens van Europees aanbesteden overschreden zou worden. Met de uitgaven in 2024 aan de rehabilitatie van de Rietweg (€ 3,2 miljoen) en de andere opdrachten (€ 0,8 miljoen) onder dit raamcontract is er sprake van een onrechtmatige aanbesteding.
Maatregelen
Bij de rechtmatigheidsanalyse van 2024 hebben we besloten in de bedrijfsvoering processen verbeteringen door te voeren en hiermee maatregelen te treffen om onrechtmatigheid te verminderen. Daardoor verbeteren en versterken we onze concern brede bedrijfsvoering. Hieronder zijn een aantal maatregelen uiteengezet die de afgelopen periode zijn geïmplementeerd:
- De verantwoordelijkheid voor de dossiers ligt ten alle tijden bij de teammanagers;
- De afdeling inkoop fungeert als centraal onderdeel van het inkoopproces;
- Bij onduidelijkheden of problemen tussen inkoop en de verantwoordelijke manager is er de mogelijkheid tot het gebruik van een escalatieladder (inkoopadviseur, teammanager Services, directie/gemeentesecretaris);
- We zijn voortdurend alert door middel van diverse momenten tot signalering;
- Er wordt gestuurd op lerend vermogen en handhaving;
- Door middel van een softwarebroker worden een aantal ICT onrechtmatigheden opgelost;
- Door bij dossiers voortijdig om tafel te gaan met de leverancier wanneer een contract onrechtmatig lijkt te worden, zoeken we proactief naar een oplossing en wachten we niet af / of bewust wel na overleg met inkoop totdat een contract afloopt.
Door de bovenstaande maatregelen hebben we een volgende stap gezet in passende bedrijfsvoering. We krijgen zo meer grip op onze processen en de uitvoeringskracht. We willen een omgeving creëren waarin onrechtmatigheid actief wordt voorkomen, aangepakt, risicofactoren vroegtijdig worden gesignaleerd en casuïstiek ons leert om het proces verder te verbeteren. Dit alles draagt bij aan een transparante, rechtmatige en passende bedrijfsvoering.
Frauderisico’s en -analyse
Het college is zich bewust van inherente risico’s van fraude die, zowel intern als extern, worden gelopen bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken. In 2024 is de frauderisico analyse uitgevoerd. Daarbij zijn tijdens de interne controle geen gevallen van fraude vastgesteld. Vanuit de bedrijfsvoering is er verhoogde aandacht voor de inrichting van onze administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) ten aanzien van de geïdentificeerde risicogebieden en tevens worden de relevante geldstromen/processen betrokken in de interne controles die gedurende het jaar worden uitgevoerd.
Stakeholders van de gemeente moeten erop kunnen vertrouwen dat wij op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zakendoen. De gemeente beschikt over een uitgebreid scala aan zogenaamde soft controls.
Iedere medewerker van de gemeente legt bij indiensttreding een ambtseed of ambtsbelofte af en overlegt een verklaring omtrent gedrag. Daarnaast beschikt de gemeente Dronten over een vastgestelde gedragscode, gebaseerd op wetgeving, Dronten op Koers (de vier V's), kernbegrippen voor integriteit, uitgangspunten en vuistregels, welke openbaar beschikbaar is. De gemeente beschikt daarnaast over een regeling “melden vermoeden misstanden” en in de organisatie is een vertrouwenspersoon en meldpunt ingesteld waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld.
Onze (financiële) processen en systemen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheidingen, zogenaamde hard controls. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en/of zelfstandig toegang heeft tot activa. Ondanks alle beheersingsmaatregelen resteert het risico dat management of directie maatregelen doorbreekt en het risico van samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen dragen ertoe bij dat onregelmatigheden worden gesignaleerd.
De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy heeft een hoge prioriteit.
Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de security- en privacy officer de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Periodiek wordt de beheersing van informatiebeveiliging getoetst, zowel intern, maar ook extern. Eventuele verbeterpunten vormen de input voor verdere aanscherping en/of naleving van het informatiebeveiligingsproces.
Conclusie
Het college is van mening dat, met alle analyses en getroffen beheersingsmaatregelen, de risico’s met betrekking tot een beheerste en integere bedrijfsvoering inzichtelijk zijn en op een adequate wijze aandacht krijgen.